سایت آزمون دکتری ‌( www.PhdAzmoon.Net ) – رئیس مرکز حوزه ریاست دانشگاه‌آزاد اسلامی از پایان فاز آزمایشی و رونمایی از سامانه پاسخگویی این دانشگاه شامل سایت پاسخگویی، دفتر پاسخگویی حضوری،مجموعه تلفن گویا، سامانه پاسخگویی پیامکی به منظور تکریم ارباب رجوع و افزایش رضایت‌مندی ذینفعان در سازمان مرکزی این دانشگاه خبر داد.

محمد مصطفی دعاگویی در گفت‌وگو با ایسنا، با اعلام خبر فوق افزود: با توجه به تاکید ویژه رییس دانشگاه آزاد اسلامی مبنی بر تکریم ارباب رجوع و ذینفعان این نهاد شامل اعضای هیات علمی، کارکنان، فارغ التحصیلان، دانشجویان و خانواده آنان ، بخشنامه تکریم ارباب رجوع در بدو حضور دکتر میرزاده در دانشگاه صادر و این امر مکررا به معاونان، مدیران و مسئولین واحدهای دانشگاهی تاکید شد.

وی افزود: در همین راستا و به دنبال شناسایی خلاء عمده‌ای به عنوان فقدان وجود سیستم پویا، فعال و ساده برای پاسخگویی به ذینفعان ، راه اندازی و بهره برداری از سامانه پاسخگویی دانشگاه در دستور کار مرکز حوزه ریاست قرار گرفت و با تصویب هیات رئیسه دانشگاه اداره پاسخگویی با ماموریت یاد شده زیرنظر اداره کل اجرایی مرکز حوزه ریاست راه اندازی شد.

رئیس مرکز حوزه ریاست دانشگاه‌آزاد اسلامی با بیان اینکه سامانه پاسخگویی به منظور کاهش مراجعات به سازمان مرکزی و افزایش رضایتمندی ذینفعان راه اندازی شده است، گفت: سعی و تلاش مجموعه همکاران ما در سازمان مرکزی معطوف به ارائه خدمات وسیع و غیرحضوری به مخاطبان است به طوری که تا حد توان با ارائه خدمات مورد نیاز به متقاضیان بتوان مراجعه حضوری به سازمان مرکزی را به طور چشمگیری کاهش داد.

دعاگویی با بیان اینکه اقدامات اولیه برای راه‌اندازی این اداره و تهیه و تدوین ساز و کارهای اجرایی آن از مهرماه سال گذشته آغاز شد، خاطرنشان کرد: لازمه ارائه خدمات مطلوب و کارآمد، هماهنگی و همکاری همه جانبه معاونت‌ها و بخش‌های مختلف سازمان بود که در این راستا جلسات متعدد با حضور مدیران و کارشناسان ادارات کل دانشگاه من جمله امور آموزشی، امور هیات علمی، امور دانشجویی ، منابع انسانی و…  که بیشترین مراجعه‌کننده و متقاضی را دارند تشکیل و به طور جدی موضوع پاسخگویی شفاف و به‌روز و کارآمد در دستورکار قرار گرفت.

وی افزود: همزمان، شناسایی ابزارها و تجهیزات نوین و زیرساخت‌های نرم‌افزاری وسخت افزاری توام با جذب نیروی انسانی آشنا به حوزه های مختلف پیگیری و تدارک شد.

راه اندازی تلفن گویا و سایت پاسخگویی دانشگاه آزاد اسلامی

رییس مرکز حوزه ریاست دانشگاه آزاد اسلامی همچنین از راه اندازی سامانه پاسخگویی سازمان مرکزی به عنوان اولین گام این حوزه خبر داد و گفت: از اولین اقدامات در این حوزه علاوه بر ایجاد دفتر پاسخگویی حضوری در سازمان مرکزی، ایجاد سامانه تلفن گویا با امکانات وسیع و کاربردی بود که با بررسی‌های دقیق نسبت به نیازهای مجموعه، راه اندازی این سامانه در ابتدا بر روی شماره تلفن ۴۷۴۸ و متعاقبا سایر خطوط اصلی سازمان مرکزی پیگیری و با تهیه ملزومات نرم‌افزاری و سخت‌افزاری و تدوین سناریوی مربوطه به مرحله اجرا درآمد.

دعاگویی تصریح کرد: به همین منظور و در قدمی دیگر طراحی و راه‌اندازی “سایت پاسخگویی” جهت اخذ آخرین وضعیت مکاتبات به نشانی http://pasokhgoo.iau.ir/  و همچنین راه اندازی “سامانه پیامکی” جهت ارائه کد رهگیری و مشخصات نامه و تقاضا در دستورکار قرار گرفت که با همکاری اداره کل فناوری اطلاعات این امر به نتیجه رسید که در آینده نزدیک با ارائه امکانات مورد نیاز و رونمایی از اپلیکیشن ویژه تلفن همراه توسعه خواهد یافت.

رییس مرکز حوزه ریاست دانشگاه‌آزاد اسلامی با اشاره به امکانات سامانه پاسخگویی این دانشگاه ،گفت: امکاناتی که در سامانه تلفن گویا در اختیار متقاضیان قرار خواهد گرفت شامل ارائه اطلاعات و شماره تماس و آدرس معاونت‌ها، ادارات و بخش‌های مختلف سازمان مرکزی و همچنین واحدهای دانشگاهی استان تهران به صورت گویا و ارائه نقطه نظرات، پیشنهادات و انتقادات در قالب صندوق صوتی است که با دارا بودن کد رهگیری قابل پیگیری است، همچنین پاسخ به سوالات متداول ادارات کل سازمان مرکزی (FAQ) به صورت گویا و معرفی خدمات دانشگاه آزاد اسلامی نظیر آزمایشگاه‌های همکار دانشگاه آزاد اسلامی (ساها) که شامل اطلاعات مربوطه، اسامی واحدهای ارائه دهنده خدمات آزمایشگاهی، دریافت شکایات و پاسخ به سوالات پرکاربرد و متداول است، از دیگر قابلیت هاست.

وی با بیان اینکه پاسخ سوالات متداول و مهم در سیستم تلفن گویای دانشگاه در دسترس قرار گرفته است، گفت: از آنجایی که بیشترین تماس و مراجعه متقاضیان، عموماً جهت دریافت اطلاعات پرتکرار است، در بخش پاسخ به سوالات متداول سعی شده مهمترین و بیشترین سوالاتی که در مورد درخواست مخاطبان و مراجعین از ادارات کل و بخش‌های سازمان مرکزی است، استخراج و به صورت گویا در اختیار تماس‌گیرندگان قرار گیرد که خدمتی در جهت تسریع امور و کاهش مراجعات حضوری است.

رییس مرکز حوزه ریاست دانشگاه‌آزاد اسلامی مهمترین بخش سامانه گویا را پیگیری درخواست و نامه‌های متقاضیان دانست و افزود: پیگیری درخواست و نامه‌های متقاضیان به صورت شبانه روزی از مهمترین بخش های این سامانه است. به این ترتیب که متقاضیان می‌توانند با ارائه کد رهگیری ارائه شده توسط اتوماسیون اداری و همچنین شماره پرونده ارائه شده در سامانه نقل و انتقال دانشجویی، بدون محدودیت زمانی و در تمامی ایام هفته و به صورت ۲۴ ساعته از وضعیت درخواست خود مطلع شوند.

امکان پیگیری درخواست نقل و انتقالات دانشجویی به صورت گویا

دعاگویی با بیان اینکه امسال با همکاری معاونت فرهنگی دانشجویی و برای اولین بار با شروع زمان ثبت درخواست نقل و انتقال دانشجویی، پیگیری درخواست متقاضیان به صورت گویا انجام می شود، گفت: متقاضیان نقل و انتقالات دانشجویی می توانند به صورت شبانه روزی و با ارائه شماره پرونده متقاضی که در زمان ثبت درخواست در سامانه مذکور به ایشان اعلام شده از آخرین وضعیت درخواست خود به صورت گویا اطلاع یابند.

وی افزود: با ارائه خدمت فوق که در حال حاضر بر روی سامانه تلفنی به شماره ۴۷۴۸ راه اندازی شده و در آینده نزدیک نیز بر روی خط ۴۷۳۵ راه اندازی خواهد شد، دیگر نیازی به مراجعه حضوری به سازمان مرکزی نیست و متقاضیان می‌توانند به صورت شبانه روزی از خدمات سامانه مذکور بهره مند شده و از آخرین وضعیت درخواست خود اطلاع یابند.

تکریم ارباب رجوع در واحدهای دانشگاه آزاد اسلامی به طور جدی پیگیری خواهد شد

مشاور ریاست دانشگاه آزاد اسلامی با تشکر از همکاران اداره کل اجرایی و نیز سایر حوزه های همکار در این طرح،  به تکریم ارباب رجوع در کلیه واحدهای دانشگاه آزاد اسلامی تاکید کرد و افزود: به امید خداوند متعال در قدم بعدی و پس از بهره برداری کامل خدمات قابل ارائه جهت امور پاسخگویی در سازمان مرکزی، واحدهای دانشگاهی نیز با الگوی مصوب و ابلاغی، در امور پاسخگویی به دانشجویان، اساتید و مراجعین به واحدهای دانشگاهی اهتمام ورزیده و موضوع استقرار نظام تکریم ارباب رجوع و پاسخگویی به طور جدی پیگیری خواهد شد.

دعاگویی در پایان به بخشنامه ابلاغی تکریم ارباب رجوع توسط دکتر میرزاده، اشاره کرد و گفت: ضمن تشکر از زحمات تمامی کارکنان خدوم دانشگاه آزاد اسلامی، انتظار داریم با توجه به پیام اخیر ریاست دانشگاه آزاد اسلامی که به استناد حدیث منقول از امام حسین (ع) که ارائه خدمت و برآورده کردن نیازهای دیگران به نوعی نعمت و لطف خداوند متعال است، با رویی گشاده و سعه صدر در چارچوب قوانین و مقررات مصوب دانشگاه در امور پاسخگویی به خانواده بزرگ و همدل دانشگاه آزاد اسلامی موفق به تأییدات پروردگار باشیم.